 |
| Walikota Padang Panjang, Fadly Amran memberikan pandangannya pada Rakor Audit Pengawasan Kearsipan OPD di Lantai III Balaikota, Rabu (20/1/2021). (kominffo) |
MJNews.id – Walikota Padang Panjang, H. Fadly Amran, BBA meemberi warning kepada seluruh OPD agar melakukan pengarsipan surat menyurat dengan baik, rapi, teratur. Bila saat nanti, dibutuhkan para OPD tidak susah mencari arsip atau pertinggal dari surat yang disimpan.
“Pengarsipan ini sangat penting dilakukan. Mohon menjadi perhatian bagi semua OPD agar benar-benar melaksanakan kearsipan dengan baik sehingga pengelolaan arsip tertata,” ujar Walikota Fadly Amran saat memberikan sedikit pandangannya pada Rakor Audit Pengawasan Kearsipan OPD di Lantai III Balaikota, Silaing Bawah, Padang Panjang Barat, Kota Padang Panjang, Rabu (20/1/2021).
Arsip atau dokumen mempunyai peran sangat penting dalam organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah. Juga dapat dijadikan alat pertanggungjawaban manajemen, serta dapat dijadikan alat transparansi birokrasi yang nyata yang punya nilai tinggi.
Di samping, bermanfaat secara secara jangka bagi sebuah organisasi, bila sewaktu waktu dibutuhkan. Maka dari itu, arsip punya peran penting dan hatus dikelola dengan tertib dan teratur. “Apabila arsip dikelola dengan serampangan dan tidak tertib, akan menimbulkan masalah bagi organisasi ketika suatu saat dokumen arsip tersebut sulit ditemukan atau tidak ada sama sekali,” ujar Fadly Amran.
Lebih jauh Fadly Amran mengatakan, arsip juga bukan sebatas digunakan untuk administrasi. Lebih dari itu, arsip juga perlu diselamatkan dan dilestarikan keberadaannya. Dengan, adanya dokumen yang tersimpan rapi, tentu sangat mudahkan sekali apabila satu saat mendadak dibutuhkan.
Artinya, OPD jangan hanya mengandalkan Kantor Arsip semata dalam menjaga keutuhan sebuah surat dam dokumen sebuah administrasi. OPD, harus menjaga dan membuat sendiri tempat penyimpanan sebuah dokumen berharga sebelum di Arsipkan.
Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Alvi Sena menerangkan, kegiatan Rakor digelar dan melibatkan semua unsur OPD lingkup Pemerintah Kota Padang Panjang, berguna ganda di samping mengenal lebih jauh tentang peran dan fungsi arsip. “Di samping untuk meningkatkan pengetahuan, informasi dan juga menambah wawasan terkait pelestarian dan pengelolaan arsip secara benar dan berkelanjutan,” ujar Kadis saulah ini menerangkan.
Rakor awal tahun, digelar Perpustakaan dan Arsip Kota Padang Panjang, cukup banyak dihadiri Kepala OPD. Tidak kalah pentingnya, rakor turut dihadiri Sekretaris Daerah, Sonny Budaya Putra, Kepala Dinas Perpustakaan Provinsi diwakili Kepala Bidang Kearsipan, Kiswati, SS, MPA, Staf Ahli Bidang Kemasyarakatan dan SDM, Yas Edizarwin.
(Maison Pisano)
