mjnews.id – Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil) Kota Solok melakukan penandatangan Perjanjian Kerjasama (PKS) dengan PT. Pos Indonesia (Persero) bertempat di ruang kerja Kepala Disdukcapil di Komplek Balai Kota Solok, Selasa (28/4/2020).
Mulai minggu keempat bulan April 2020, Disdukcapil sudah menggunakan jasa pos dalam pengiriman dokumen kependudukan, dan oleh karena itu, diperkuatlah dengan PKS yang salah satu klausulnya menyangkut biaya pengiriman dokumen kependudukan. Hal ini diawali oleh instruksi Work From Home (WFH) sejak minggu pertama bulan April oleh Walikota Solok dan disusul dengan instruksi Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB) oleh Gubernur Sumatera Barat oleh karena adanya pandemi Covid-19.
Dengan adanya kerjasama ini, otomatis masyarakat yang mengirimkan berkas melalui PT. Pos yang dialamatkan ke kantor Disdukcapil Kota Solok tidak akan dikenakan biaya lagi, setelah itu, masyarakat hanya perlu menunggu dirumah karena dokumen yang telah diterbitkan oleh Dukcapil akan dikirimkan ke alamat masing-masing.
“Harapan kami, masyarakat akan menjadi sangat terbantu dengan adanya mekanisme seperti ini, karena untuk situasi saat ini, pemerintah melarang masyarakat untuk keluar rumah, sehingga jika akan melkukan pengurusan dokumen adminduk kami memberikan solusi dengan menggunakan jasa pos,” tutur Kepala Disdukcapil H.Syaiful A, saat ditemui di ruangannya.
Lanjutnya, hal ini juga sesuai dengan slogan GISA (Gerakan Indonesia Sadar Adminduk) yaitu melayani dengan sepenuh hati untuk membahagiakan penduduk dengan cara pelayanan mudah, cepat, akurat dan gratis meskipun kami tidak bisa melaksanakan layanan tatap muka untuk saat ini sampai pandemi ini berakhir,” ujar Syaiful menambahkan.
Mekanisme dari pelaksanaan pelayanan menggunakan pos ini adalah dengan mengakses informasi melalui website Dukcapil pada laman www.disdukcapil.solokkota.go.id, atau dengan menghubungi nomor-nomor telepon yang tertera dipintu masuk kantor Dukcapil bagi masyarakat yang sudah terlanjur datang ke kantor Dukcapil. Kemudian persyaratan pengurusan dokumen beserta formulir isian yang telah didownload dapat dikirimkan melalui pos tanpa dipungut biaya.
Selanjutnya masyarakat hanya perlu menunggu di rumah karena setelah dokumen diproses, akan dikirimkan ke alamat rumah masing-masing. Dan apabila ada kendala, petugas akan menghubungi masyarakat yang bersangkutan, dan sebaliknya jika ada keraguan dalam hal persyaratan atau teknis pelayanan, masyarakat bisa bertanya langsung pada petugas dengan menghubungi nomor telepon yang tertera di jendela informasi Dukcapil.
Diharapkan agar PKS dengan PT. Pos Indonesia ini benar-benar akan dapat mengoptimalkan pelayanan kepada masyarakat, karena ini merupakan salah satu langkah terbaik yang diambil untuk situasi saat ini, yaitu demi keamanan semua pihak baik itu petugas pelayanan maupun masyarakat itu sendiri.
Optimalkan WFH, Peralatan Komputer Diboyong ke Rumah
Menyikapi instruksi PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) oleh Gubernur Sumatera Barat yang telah dimulai sejak tanggal 22 April 2020 dikarenakan pandemi Corona Virus Disease (Covid-19), maka otomatis sistem dan mekanisme pelayanan pada Disdukcapil Kota Solok juga menyesuaikan dengan instruksi tersebut.
Terhitung mulai Selasa (28/4), petugas entry data kependudukan dan catatan sipil sudah benar-benar melaksanakan WFH (work from home) dengan membawa serta peralatan entry data yaitunya seperangkat komputer dan printer serta blangko-blangko yang akan dicetak untuk menindaklanjuti berkas permohonan dari masyarakat, sehingga pelaksanaan pekerjaan dalam rangka pelayanan kepada masyarakat tidak terhenti karena adanya pembatasan keluar rumah.
Petugas Dukcapil yang bekerja dari rumah dalam pengentryan data adminduk adalah sebanyak 2 (dua) orang, yaitu 1 (satu) orang petugas entry data dokumen kependudukan dan 1 (satu) orang petugas entry data catatan sipil, selain itu juga ada 1 (satu) orang kasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) yang bertugas mengkonsolidasi data dan verifikasi data kependudukan.
“Untuk petugas yang melaksanakan WFH ini khususnya yang membawa perangkat komputer, kami bantu dengan subsidi paket data perbulan karena mereka melakukan pelayanan secara daring, pelayanan secara daring dengan aplikasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) ini dilakukan saat ada permohonan yang masuk, kemudian diproses dan pada akhirnya petugas langsung melakukan pencetakan dokumen setelah adanya persetujuan atas pengajuan TTE,” terang Kepala Disdukcapil H. Syaiful A, saat ditemui di ruangannya.
Namun demikian, untuk petugas pelayanan dikantor Dukcapil masih memberlakukan sistem piket harian yang salah satu tugasnya yaitu menerima berkas yang datang dari pos, dan memeriksa serta meneliti berkas tersebut agar bisa diproses selanjutnya.
Bahan-bahan yang diproses di kantor Dukcapil merupakan bahan yang sifatnya urgent, sehinga jika pengurusan dokumen tersebut bisa ditunda hingga pandemi Covid-19 ini berakhir, maka sebaiknya pengurusannya dapat ditunda dahulu sampai pelayanan tatap muka sudah diberlakukan kembali. (*/yas)
